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Los Empleados
Cómo disminuir el impacto que producen las personas que dejan la empresa
Es fundamental que el empleado que se marcha no sea el único que sepa dónde se encuentra determinado dato o cómo se realiza una tarea específica —incluso que sea el único que sepa que hay que realizarla—
El 29 de octubre de 2004 se cumplió el 75º aniversario del día que hizo temblar a Estados Unidos hasta sus raíces. En una sola jornada, conocida desde entonces como el martes negro, se perdió más dinero en la Bolsa de Nueva York que el que Estados Unidos había gastado en la I Guerra Mundial. El país pasó abruptamente de la dulce década de los años 20 —empleo estable, salarios altos, buenas oportunidades de negocio— a una etapa de paro y recesión. En 1929 comenzó la Gran Depresión. En un año el desempleo pasó de afectar al 3,1% de la población a atenazar al 9%; en 1933, el 27% de los estadounidenses en edad de trabajar estaba en el paro. Calvin Coolidge dio paso a Herbert Hoover —republicano— en la Casa Blanca, y éste cedió el testigo a Franklin Delano Roosevelt —demócrata— sin haber logrado enderezar la situación. Fue Roosevelt el que devolvió a la economía a la buena senda con un programa que se ha venido a calificar como New Deal. Insufló confianza a sus compatriotas, lanzó iniciativa tras iniciativa para crear trabajo y estimular el gasto de las familias, y usó todos los resortes del Estado para asistir a las capas más desfavorecidas. La base de este plan era el trabajo. La lucha contra el desempleo se realizó no desde los subsidios sino desde la búsqueda de trabajo.
Roosevelt creo una agencia federal denominada Federal Emergency Relief Administration, y puso al frente a Harry Hopkins, quien creía que a los hombres no hay que darle limosna sino trabajo. Y eso fue lo que hizo Roosevelt, a través de esta agencia y muchas otras (la Civil Works Administration, los Civilian Conservation Corps, etcétera). En lugar de aumentar los subsidios, puso a los estadounidenses a sueldo del Estado para reparar carreteras, construir aeropuertos y parques, habilitar playas y bosques, etcétera. Hay una anécdota que lleva al extremo esta política, y sirve para ilustrar de lo que estamos hablando, que no es otra cosa sino de la importancia del trabajo. Cuentan que Roosevelt ideó un sistema para contratar a un grupo de empleados para que recogieran hojas en los parques durante el día, y a otro grupo para que las sembrara en esos mismos parques durante la noche. De esta forma daba trabajo y proporcionaba dinero —que luego las familias insuflarían en el sistema económico del país— a los ciudadanos que, por orgullo y tradición, eran recelosos a aceptar la caridad del Estado. Sólo querían tener un trabajo.
La mejor forma de disminuir el impacto que producen las personas que pierden su trabajo en su empresa es lograr que esas personas no dejen la empresa, que esas personas no pierdan su trabajo. Puede que esto suceda por dos razones: por voluntad propia, o por decisión del empresario, o sea, de usted. El primer caso es sumamente preocupante, puesto que a la desgracia de perder un trabajador formado y plenamente productivo, cuando no imprescindible por su diligencia o efectividad, se une la certeza de que algo marcha mal dentro de la empresa si ese empleado ha decidido irse, tanto si se va a su casa como si se va a la competencia (que si cabe es peor, claro). En el capítulo 14 —cómo tener al personal motivado— y en el 18 —cómo hacer que los empleados se sientan orgullosos con su trabajo y con la empresa— le proporcionamos algunas claves para evitar que esto ocurra. Veamos pues qué sucede en el segundo caso, cuando la decisión no la toma el trabajador sino el empleador.
Despedir a un empleado es caro, puesto que hay que indemnizarle; provoca turbulencias en el ambiente laboral, puesto que el resto de trabajadores pueden considerar la decisión injusta o arbitraria, o temer que se les aplique a ellos en el futuro inmediato; y entorpece el quehacer diario, puesto que si esa persona no es sustituida, su trabajo deberá asumirlo otra que ya tiene su propia carga laboral, y si es sustituida, entonces obligará a activar el protocolo habitual (entrevistas de trabajo, periodo de formación, etcétera), costoso en tiempo y dinero. Hay estudios que aseguran que captar y formar a un empleado tiene un coste cercano al doble de su salario anual.
En 2003, las dos grandes organizaciones patronales europeas, la de empresas privadas UNICE (Unión de las Confederaciones de la Industria y de los Empresarios de Europa) y la de organismos públicos CEEP (Centro Europeo de las Empresas Públicas), y la Conferencia Europea de Sindicatos (CES) llegaron a un acuerdo para reglar las reestructuraciones de plantilla en grandes compañías que asuelan la Unión Europea en tiempos de crisis económica. El pacto se cerró sobre la base de que es necesario agotar todos los mecanismos alternativos antes de recurrir al despido de trabajadores. ¿A qué mecanismos se refiere el acuerdo? Pues, por ejemplo, a recolocar a esos empleados en otras secciones del negocio; a formarlos para recolocarlos; a rebajar sueldos u horas de trabajo; a fomentar la movilidad de los trabajadores, e incluso a animarles y ayudarles a crear empresas... Y claro, sobre todo a incentivar las jubilaciones y prejubilaciones.
Despedir debe ser siempre el último recurso del empresario. Sí, desde luego, se trata de unas de las formas más baratas de reducir costes, pero es como hacer ejercicio para quemar músculo en lugar de grasas. Por no hablar del efecto que tiene sobre la moral de la tropa. ¿Quiere una alternativa real al despido? Tome por ejemplo la de la consultora Accenture, que ha puesto en marcha un programa para conceder años sabáticos a sus empleados: les mantiene un 20% de su salario y les permite contar con todas las ventajas de ser empleados de la compañía, a cambio de que la abandonen voluntariamente durante 12 meses. De hecho, incluso les deja trabajar en otros sitios, siempre que no se trate de la competencia claro.
Pero bueno, de acuerdo, a veces no queda otro remedio que despedir. Bien, en ese caso recuerde que las buenas formas pueden ser la clave para que la salida de un empleado no le cause trastornos innecesarios a la empresa. Para empezar, elija bien a quién despide. No suelte lastre baremando sólo los salarios —si echo al que más gana ahorraré más que si echo al becario—; tómese el tiempo necesario para analizar las habilidades y conocimientos de sus empleados, su aportación e importancia dentro de la empresa, y, ¿por qué no?, otros aspectos personales que podrían facilitar o hacer más traumática su marcha.
Una vez que haya tomado una decisión, comuníquela cuanto antes y SIEMPRE primero al interesado. No deje que los rumores y el miedo consuman la productividad de su plantilla. Siempre que acometa un proceso de reestructuración, aunque sólo se trate de despedir —o contratar, que para el caso es igual— a una persona, explique las circunstancias de esta iniciativa a sus empleados. Tiene a su disposición multitud de herramientas informáticas —correo electrónico, mensajes en la Intranet, etcétera— para hacer más llevadero el trago si no quiere o no considera oportuno comunicarlo en persona. Ah, y mime al empleado despedido tanto como a los que se quedan: si vuelven las vacas gordas, puede ser el primero de la lista a la hora de las nuevas contrataciones —al fin y al cabo, ¿quién va a saber hacer mejor su trabajo?—; y más vale no crearse un enemigo, sobre todo teniendo en cuenta que puede terminar en las filas de la competencia.
Incluso puede hacer una última cosa por él. ¿Sabe lo que es el outplacement? Muy sencillo: el autpleisment (que así se pronuncia esta palabra inglesa) es una estrategia para minimizar el perjuicio causado al trabajador despedido; su antigua empresa le orienta en la búsqueda de un nuevo empleo, e incluso le tiende las redes sociales y empresariales necesarias para que parta con ventaja en esa difícil lucha. Las iniciativas a llevar a cabo van desde cursos de formación hasta bolsas de trabajo o agencias de empleo para recolocar al trabajador despedido.
De esta forma se amortigua en cierta medida el trauma que supone para una persona perder su empleo. ¿Y el trauma que supone para una empresa perder a un trabajador? Bueno, si ha tomado la decisión forzado por circunstancias inapelables, tampoco hay mucha solución. Pero sí quedan algunos flecos que debería tener atados y bien atados antes de despedir a uno de sus empleados. Y es aquí donde la tecnología sale en su ayuda.
Es fundamental que el empleado que se marcha no sea el único que sepa dónde se encuentra determinado dato o cómo se realiza una tarea específica —incluso que sea el único que sepa que hay que realizarla—. Lo mejor es que se haga con un servidor para centralizar todos sus aparatos informáticos —PC, impresoras, escáner, etcétera—. Si tiene alguna duda, consulte aquí todo lo que le puede aportar esta solución informática. Una red cliente-servidor le permitirá hacer copias de seguridad automáticas de lo que hay en cualquier ordenador: los datos de ese PC se almacenarán también en una carpeta idéntica pero en el servidor. De esta forma, tendrá una copia de lo que el empleado despedido tenía en su ordenador no sólo antes de salir de la empresa sino incluso antes de saber que iba a ser despedido.
Además puede usar el servidor como almacén central de información, de forma que cuando sus empleados necesiten un dato o un documento puedan acudir allí para obtenerlo. Aunque luego se lo copien a su PC o a su portátil, la copia original quedará guardada en ese almacén. Sus trabajadores no tendrán problemas, porque con las herramientas Microsoft para el trabajo en equipo las copias que hagan se actualizarán automáticamente —es decir, si uno de ellos introduce un cambio, el resto podrá verlo en sus respectivas copias—. Y usted tendrá en un punto central toda la información que ellos manejan, de forma que cuando un trabajador sea despedido no se lleve con él la llave de acceso a esos datos.
Son muy útiles en este sentido los servicios de Microsoft SharePoint, una herramienta de Office 2003; podrá contar con Áreas de Trabajo en las que sus empleados compartan avisos, contactos, eventos, tareas o asuntos pendientes. La información quedará almacenada de forma segura en un servidor central, pero a la vez podrá ser usada sin problemas por sus empleados. De esta forma, usted podrá estar al tanto de las citas, el calendario y la agenda de contacto del empleado despedido aunque ya no esté en la empresa. Y no perderá ni un contacto, ni una cita con clientes, ni un documento clave tras su marcha, por traumática que ésta resulte.
Saludos Rodrigo González Fernández