Escrito por: Andrea Vega
Alrededor del término Business Intelligence (BI) se han generado muchas teorías y expectativas: que si brinda agilidad en la toma de decisiones, que si ayuda a tener información más consistente, que si se implementa rápido, que si es amigable para los usuarios. Con la intención de plantear cuáles son las verdades y mentiras detrás de este concepto, Alto Nivel entrevistó a un par de usuarios de esta tecnología y a ejecutivos de dos importantes firmas del mundo de BI.
1. Mentira: la sola herramienta le dará "inteligencia al negocio".
Verdad: Para obtener beneficios reales de BI se debe tener una estrategia montada alrededor del uso y explotación de las aplicaciones. Lo adecuado es diseñar un plan integral que considere el flujo de los datos, desde que se generan en una aplicación hasta cómo se van a exportar. "Sin esa planeación es imposible obtener buenos resultados", dice Raúl Flores, subdirector de Sistemas en Médica Integral GNP, quien atiende a las cuatro filiales de la compañía: Médica Integral, Médica Móvil, Comercializadora de Venta Masiva y Comercializadora de Saneamientos, cada una con su propia estructura y operación.
Además, Jorge Oropeza, director de Tecnología de Crédito Inmobiliario, Grupo Caja Mediterráneo, apunta que es fundamental desarrollar usuarios poderosos, capaces de explotar adecuadamente la información; para esto se requiere seleccionar a las personas indicadas y capacitarlas.
2. Mentira: BI es una tarea exclusiva del área de sistemas.
Verdad: El área de sistemas tiene un rol importante, pero se necesita el apoyo de la dirección, tanto para implementar la herramienta como para informar que sólo los reportes de la herramienta de BI sean los "oficiales". La dirección debe tener claro qué indicadores necesita y las métricas a aplicar. Además, debe vender a los usuarios la idea de que la información de BI está ahí para su uso.
3. Mentira: La estrategia de BI implica un desarrollo único.
Verdad: No se debe pensar en hacer un solo desarrollo de 18 meses, por ejemplo, porque se pierde la oportunidad de hacer adaptaciones y mejoras. La estrategia debe considerar entregas parciales, de cada dos meses quizá. Eso va a darle a la dirección general la tranquilidad de que el proyecto camina y se pueden hacer las modificaciones necesarias con base en la retroalimentación de las primeras entregas.
"Nosotros empezamos con tableros de control para la dirección e iremos bajando a las diferentes áreas con los cinco indicadores más importantes para cada una. A partir de ahí daremos más profundidad a los reportes (quizá con otros 10 ó 15 indicadores), pero como eso es complejo se requiere el apoyo de un consultor experto en el tema", menciona Oropeza.
4. Mentira: La herramienta, por sí sola, genera un tablero de información o dashboard.
Verdad: Si no se tiene bien organizada la información, ni la mejor herramienta de BI generará los reportes necesarios para el negocio; por eso se necesita un buen modelado de la información para que ésta sea consistente. "Como estaba dispersa, fuimos eliminando bases y reportes alternos hasta tener una sola base consistente", subraya Flores.
5. Mentira: Tener información útil y tomar mejores decisiones depende de qué herramienta de BI se utilice.
Verdad: "Para tomar una buena decisión se requieren buenas fuentes de información, saber qué indicadores se necesitan y consolidar datos para facilitar el análisis", subraya Mark S. LaRow, vicepresidente de Marketing de Microstrategy.
6. Mentira: Se necesita sólo un día para empezar a generar los dashboards.
Verdad: Esto es factible sólo si se tienen todas las piezas listas; por ejemplo, el modelado de información preparado ya para explotarse. Flores, de Médica Integral [la filial de GNP que ofrece en cinco clínicas las consultas a quienes contrataron seguros de gastos médicos totales], señala: "En el dashboard para clínicas tardamos aproximadamente dos meses en el proyecto, desde el modelado de datos [basado en Balanced ScoreCard, con indicadores corporativos y estratégicos] hasta que estuvo listo", refiere Flores.
7. Mentira: Todos los usuarios pueden tener un "autoservicio" de consultas y reportes.
Realidad: El tema de autoservicio de tableros de información es posible. Los gerentes, por ejemplo, pueden generar sus propios reportes, manejando un nivel más interactivo en el análisis de resultados, aunque ello implica una fuerte capacitación de los usuarios y una cultura de la información en la compañía.
8. Mentira: Una sola persona puede encargarse de montar la estrategia y capacitar al personal en el uso de BI.
Verdad: Lo cierto es que se requiere un equipo e incluso un líder de BI para obtener mejores resultados. "Es muy importante tener un responsable de la estrategia y de los proyectos que se van generando, así como un equipo, integrado por programadores (para la extracción de datos) y analistas del negocio, a quienes se les debe capacitar en el uso de la herramienta y en la estrategia a seguir alrededor de ésta, y lo mismo en el caso del resto de los usuarios", menciona Flores.
9. Más que mentira, supuesto: Nuevos datos + nuevas aplicaciones = nuevos dispositivos.
Verdad: Una estrategia de BI no está completa si no considera llevar los dashboards a dispositivos móviles; sólo así se cumplirá la promesa para los directivos de disponer de la información necesaria donde y cuando lo requieran. "Los smartphones son una herramienta vital para la alta dirección, así que haremos las versiones de los tableros para BlackBerry, con los cinco indicadores que necesita la dirección, para que puedan sentarse a una negociación o una reunión y tomar las decisiones correctas", afirma Oropeza.
Carlos Parada, director general para México de Microstrategy, puntualiza que en este país "todavía estamos en el proceso de consolidación de análisis interno, más que pensando en analizar datos residentes en Facebook, Twitter, blogs y otras redes sociales, aunque las plataformas sí pueden jalarlos y analizarlos. Nosotros estamos listos para soportar las tendencias: Saas, Cloud Computing, movilidad, etcétera".
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